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Voici comment organiser des réunions utiles, qui satisferont les participants et vous feront gagner du temps 💡
1. La réunion est-elle vraiment utile ?
interrogez vous sur la pertinence d’une réunion pour prendre certaines décisions, comme en recueillant les avis via une application collaborative par exemple.
2. Quel est l’objectif de la réunion ?
Cet objectif doit être formulé le plus en amont possible du rendez-vous et être inscrit à l’ordre du jour afin que tous les participants en soient informés. Seule exception : lors de réunions de crise, non anticipées, l’objectif sera présenté au début de la discussion.
3. Qui y participe ?
Le nombre de participants à la réunion dépend de l’objectif poursuivi. Il faut convier au maximum 8 collaborateurs pour une réunion entraînant une prise de décision, 18 pour une discussion devant générer des idées . Il faut communiquer ouvertement sur la tenue des réunions, de solliciter des contributions des équipes, en amont, et de tenir informées les personnes concernées par le sujet de la réunion
4. Que faut-il préparer ?
Pour donner envie aux participants de venir à la réunion et de la préparer, présentez les différents sujets et objectifs de celle-ci dans un ordre du jour. L’astuce de Jeff Bezos : faire tenir en 6 pages le contenu de la réunion et consacrer les vingt premières minutes à la lecture silencieuse du document avant d’ouvrir la discussion.
5. Comment clarifier la réunion ?
Si vous êtes participant, posez les questions pertinentes pour clarifier les choses : « Qu’attends tu de moi pendant cette réunion ? », « Je ne connais pas tout le monde, peut-on faire un tour de table ? », « On peut se redire ce qu’on a décidé ? »
6. Comment bien débuter ?
Pour que chacun se sente embarqué, faites un tour de table après avoir rappelé l’objectif de la réunion et son heure de fin. S’ils ne se connaissent pas, présentez chaque personne . Vus pouvez aussi leur demander : « quel mot décrit le mieux votre état d’esprit aujourd’hui ? », « quel est votre niveau d’énergie actuel sur une échelle de 1 à 10 ?
7. Comment faire participer tout le monde ?
Veillez à ce que toutes les personnes présentes contribuent à l’échange. Variez les outils et les formats pour recueillir tous les points de vue : ateliers en petits groupes, passage par l’écrit, outils de sondage ou de chat pour les réunions à distance. N’interrompez pas les participants, écoutez-les, fixez un ordre de parole ou un temps de parole. Attribuez un rôle à chacun : scribe, maître du temps…
8. Que décider ?
La décision peut prendre différentes formes :
– Le résultat d’un choix entre plusieurs options
– Un plan d’action : personne à contacter, programme de formation à enclencher, dossier à monter
– Une non-décision ou une décision partielle et les actions à mettre en œuvre pour lever les doutes, demander davantage d’informations
9. Qui fait quoi pour quand ?
Envoyez juste après, un relevé de décision concis aux participants. Celui-ci listera les missions qui incombent à chacun ainsi qu’une deadline pour les mener à bien. Ainsi, les participants auront le sentiment que la réunion a été fructueuse.
10. Comment s’est passé la réunion ?
Cela permet de recueillir une dernière fois le point de vue de tous les collaborateurs et d’identifier les axes d’amélioration. Vous pouvez recueillir un feedback en demandant aux participants de noter la réunion de 1 à 5
Voici donc en 10 questions des moyens pour optimiser les réunions de votre entreprise et vous permettre de gagner en efficacité. Elles sont inspirées du livre « La Réunionite ça suffit ! » de Louis Vareille (éd. Eyrolles) si vous souhaitez aller plus loin. Et pour vous, quelles sont vos astuces pour optimiser vos réunions ? 🤔
